Każdy pracodawca ma obowiązek odpowiedniego przechowywania dokumentacji pracowników. Przechowywanie i archiwizacja akt osobowych pracowników, są regulowane odpowiednimi przepisami — ma to na celu zapewnienie pracownikom odpowiedniej ochrony swoich danych osobowych. Regulacje z 2018 roku wprowadziły możliwość elektronicznego przechowywania akt osobowych, co na pewno jest dużym uproszczeniem dla pracodawców.
Jakie są przepisy regulujące archiwizację akt osobowych pracowników? Jak te przepisy stosują się do elektronicznej archiwizacji?
Archiwizacja akt osobowych: jakie dane pracodawca musi przechowywać?
Zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracodawca może żądać od pracownika podania szeregu danych — są to dane oczywiste, jak imię i nazwisko, ale mogą to również być dane osobowe dzieci i członków najbliższej rodziny. Według rozporządzenia o ochronie danych osobowych (potocznie znane jako RODO) pracodawca powinien kierować się zasadą minimum, czyli zbierać jedynie te dane, które są mu faktycznie potrzebne.
Zgodnie z przytoczoną zasadą minimalizacji danych pracodawca nie powinien też przechowywać wszystkich danych osobowych. Na przykład, jeśli pracownik bierze urlop okolicznościowy w związku ze ślubem, to pracodawca może zażądać przedstawienia aktu (lub kopii) małżeństwa — ale jedynie do wglądu. Takiego dokumentu nie powinien jednak przechowywać w aktach osobowych pracownika. Co najwyżej, można zanotować numer dokumentu w celu późniejszej weryfikacji.
Archiwizacja akt osobowych: jak długo pracodawca musi przechowywać akta osobowe pracowników?
Według ostatniej nowelizacji ustawy, skrócony został okres przechowywania akt osobowych pracowników — z 50 do 10 lat. Ta zmiana na pewno jest na korzyść pracodawców, ale niestety nie dotyczy ona wszystkich pracowników, a jedynie tych, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku.
Warto zauważyć, że przed nowelizacją pracodawca musiał obligatoryjnie prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej. Często sprawiało to trudności w wyszukiwaniu potrzebnych danych i archiwizacji akt osobowych. Generowało też to sporo kosztów po stronie pracodawcy związanych z organizowaniem miejsca służącego do przechowywania tomów dokumentów.
Po nowelizacji pracodawca może przechowywać akta osobowe w formie elektronicznej. Wystarczy jednie e-dokumentacja. Możliwość prowadzenia i archiwizacji akt osobowych dotyczy wszystkich pracowników — w tej sprawie ustawa już nie ogranicza pracodawców.
