W dobie ciągle zmieniającej i i udoskonalanej technologii komputerowej, wymiana sprzętu komputerowego jest dość częsta, jeśli oczywiście środki finansowe pozwalają. Utylizacja sprzętu komputerowego zgodnie z zasadami ochrony środowiska i dość rygorystycznymi dyrektywami w tym względzie Unii Europejskiej, jest dość skomplikowanym procesem, a szczególnie złożony jest proces likwidacji przestarzałego sprzętu komputerowego w samorządowych jednostkach administracyjnych, w których ze względu na wielkość zatrudnienia i charakter administracji jest zawsze najwięcej starych ( a pięć czy dziesięć lat to w tym wypadku sprzęt bardzo mocno przestarzały) zestawów komputerowych, które trzeba wymienić, bo są popsute, albo nie spełniają wymogów potrzebnych do pracy.
W samorządowych jednostkach budżetowych, podobnie zresztą jak w innych jednostkach gdzie obowiązuje pełna księgowość, sprzęt komputerowy jest środkiem trwałym i jest wpisywany do odpowiedniej ewidencji środków trwałych. Kiedy środek trwały jest zepsuty lub zbędny wprowadza się go do ewidencji zbędnych lub zużytych środków trwałych . Zasady prowadzenia i opisywania w ewidencji zużytych środków trwałych wprowadza i modyfikuje kierownik jednostki budżetowej, ale oczywiście musi uwzględnić zalecenia wyższej jednostki, w tym wypadku jednostki terytorialnej. Podstawa prawna tego działania opisana jest w ustawie o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku w artykule 53 ustęp 1 oraz w artykule 68 i artykule 69 ustęp 1 punkt 3 , oraz w ustawie o samorządzie gminnym z 8 marca 1990 roku artykuł 40 ustęp 2 punkt 8 .
Ustalanie zasad gospodarowania zbędnym majątkiem trwałym nie jest dowolne, mimo decydującej inicjatywy zarządu jednostki budżetowej .
Oto jakie nadrzędne zasady trzeba wziąć pod uwagę przy gospodarowaniu środkami trwałymi w jednostkach budżetowych:
- Trzeba chronić środki trwałe przed utratą
- Trzeba wykorzystywać środki trwałe zgodnie z przeznaczeniem, oczywiście i z pożytkiem dla tej jednostki budżetowej, której są własnością
- Trzeba utrzymywać środki trwałe w dobrym stanie, w każdym razie w stanie niepogorszonym, proporcjonalnie oczywiście do stanu ich zużycia
Zasady dobrego i oszczędnego gospodarowania środkami trwałymi, mają również zastosowanie w przypadku zbędnych środków trwałych.
Czym należy się kierować w gospodarowaniu zbędnymi środkami trwałymi ?
1.Trzeba wyzbywać się tych zbędnych środków trwałych, których brak polepszy sytuację finansową jednostki budżetowej ( np. występuje wysoki koszt magazynowania i konserwacji, sytuacja w której można bezpłatnie i najlepiej bez dodatkowych kosztów, przekazać sprzęt innej jednostce budżetowej, która go dobrze wykorzysta)
- Sprzedaż sprzętu
- Wymiana sprzętu na nowszy, ale najlepiej taki, którego eksploatacja i konserwacja jest tańsza od poprzedniego.
Przy likwidacji zbędnych i zepsutych środków trwałych postępowanie jest elastyczne, a zasady określa kierownik jednostki dostosowując je nie tylko do obowiązujących przepisów prawnych, ale przede wszystkim do specyfiki działalności i sytuacji finansowej jednostki. Trzeba jednak podkreślić , że w każdym wypadku obowiązuje zasada efektywności i oszczędności w gospodarowaniu mieniem publicznym .
